38 経費データを点検する｜世界一やさしいPython 中級編

STEP 1

課題とデータを見る

月末、総務や経理には、社員から経費の申請がたくさん届きます。1件ずつ目で確かめていると、見落としが出ますし、人によって基準がぶれることもあります。そこで、決まったルールで機械的に点検し、「疑わしい行」だけを人が見る形にします。

10月分の経費申請は30件です。

expenses.csvサンプルファイル

申請ID,申請日,申請者,部署,区分,金額,摘要,領収書
E001,2025-10-01,田中,営業,交通費,1240,客先訪問 東京→横浜,あり
E002,2025-10-01,佐藤,営業,会議費,3600,打合せ コーヒー,あり
E003,2025-10-02,鈴木,企画,消耗品費,8800,コピー用紙,あり
E004,2025-10-02,高橋,企画,接待交際費,42000,取引先 会食,あり
E005,2025-10-03,田中,営業,交通費,1240,客先訪問 東京→横浜,あり
E006,2025-10-04,伊藤,総務,消耗品費,15400,文房具まとめ買い,なし
E007,2025-10-05,佐藤,営業,交通費,980,客先訪問,あり
E008,2025-10-06,鈴木,企画,会議費,2400,,あり
E009,2025-10-07,高橋,企画,接待交際費,98000,取引先 会食 5名,あり
E010,2025-10-07,田中,営業,交通費,15600,大阪出張 新幹線,あり
E011,2025-10-08,伊藤,総務,通信費,5500,携帯電話,あり
E012,2025-10-08,佐藤,営業,会議費,4800,打合せ 軽食,あり
E013,2025-10-09,鈴木,企画,交通費,2100,セミナー参加,あり
E014,2025-10-09,高橋,企画,消耗品費,1980,USBケーブル,あり
E015,2025-10-10,田中,営業,接待交際費,36000,取引先 会食,あり
E016,2025-10-11,伊藤,総務,消耗品費,3300,ゴミ袋,あり
E017,2025-10-12,佐藤,営業,交通費,1240,客先訪問 東京→横浜,あり
E018,2025-10-14,鈴木,企画,会議費,52000,社内懇親会,あり
E019,2025-10-14,高橋,企画,交通費,760,客先訪問,なし
E020,2025-10-15,田中,営業,交通費,1240,客先訪問 東京→横浜,あり
E021,2025-10-15,田中,営業,交通費,1240,客先訪問 東京→横浜,あり
E022,2025-10-16,伊藤,総務,消耗品費,6600,トナー,あり
E023,2025-10-17,佐藤,営業,接待交際費,24000,取引先 会食,あり
E024,2025-10-18,鈴木,企画,交通費,1800,打合せ,あり
E025,2025-10-20,高橋,企画,会議費,3000,打合せ お茶,あり
E026,2025-10-21,伊藤,総務,通信費,5500,携帯電話,あり
E027,2025-10-22,田中,営業,交通費,-1240,取消 客先訪問,あり
E028,2025-10-23,佐藤,営業,会議費,5200,打合せ 軽食,あり
E029,2025-10-24,鈴木,企画,消耗品費,9900,書籍,あり
E030,2025-10-27,高橋,企画,交通費,980,客先訪問,あり

点検するルールは、次の6つです。上限や基準の金額は、このレッスン用の仮の数字です。実際の仕事では、社内の経費規程に合わせてください。

ルール	基準（このレッスンの仮の基準）
① 区分ごとの上限	交通費・消耗品費は2万円、会議費・通信費は1万円、接待交際費は5万円まで
② 重複	同じ申請者・同じ申請日・同じ金額が、2件以上ある
③ 休日の申請	申請日が土日、または `holidays.csv` にある祝日
④ 領収書なし	領収書が「なし」で、金額が3,000円以上
⑤ 摘要が空欄	空欄、または空白だけ
⑥ マイナス	金額が0より小さい

STEP 2

設計：ルールを「部品」にする

ルールは、あとから増えたり、基準が変わったりします。そこで、ルール1つを関数1つにして、同じ形にそろえます。

ルール関数の形

def check_limitルールの名前

(row, ctx)1行分のデータと、全体の情報を受け取る

return "上限超え…"問題があれば、理由の文を返す

return ""問題がなければ、空文字を返す

全部のルールが同じ形なら、リストに並べて、順番に当てられます。ルールを足すときは、関数を1つ書いて、リストに1行足すだけです。

① 読み込む経費と祝日
② 全体の情報重複の数え上げなど
③ ルールを当てる全行×全ルール
④ 理由をつなぐ複数なら「 / 」で連結
⑤ 出力人が確認するExcel

ルールは③の中に並びます。ルールの数が増えても、流れは変わりません。

ctx は「コンテキスト（周りの情報）」の略です。重複のように、1行だけを見ても分からないルールのために、全体から先に数えておいた情報を渡します。

STEP 3

部品を1つずつ作る

読み込みと、全体の情報。 金額は、計算や比較ができるよう、数字（int）に直しておきます（Lesson 09 の通り、直せない値があれば、ここで気付けます）。

読み込みと、重複の数え上げサンプルファイル付き・書き換えOK

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

この欄では、サンプルファイルが使えます。実行のたびに、ファイルは最初の状態に戻ります。

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

田中さんの 10/15・1,240円が2件ある、と分かります。E001 と E005 も田中さんの 1,240円ですが、日付が違うので、重複には数えません。

単純な4つのルール。 1行だけで決まるルールを、テストと一緒に作ります。ちょうど基準の金額のときは、どちらになるのかが、いちばん間違えやすいところです。

上限・領収書・摘要・マイナスのルールとテストコードは書き換えられます

LIMITS = {"交通費": 20000, "会議費": 10000, "接待交際費": 50000, "消耗品費": 20000, "通信費": 10000}
RECEIPT_MIN = 3000

def check_limit(row, ctx):
  limit = LIMITS.get(row["区分"])
  if limit is not None and row["金額"] > limit:
      return f"上限超え（{row['区分']}は{limit:,}円まで）"
  return ""

def check_receipt(row, ctx):
  if row["領収書"] == "なし" and row["金額"] >= RECEIPT_MIN:
      return f"領収書なし（{RECEIPT_MIN:,}円以上）"
  return ""

def check_memo(row, ctx):
  return "摘要が空欄" if not row["摘要"].strip() else ""

def check_negative(row, ctx):
  return "マイナス金額（取消か入力ミスか）" if row["金額"] < 0 else ""

assert check_limit({"区分": "会議費", "金額": 10000}, {}) == ""      # 上限ちょうどは問題なし
assert check_limit({"区分": "会議費", "金額": 10001}, {}) != ""      # 1円超えたら問題あり
assert check_receipt({"領収書": "なし", "金額": 2999}, {}) == ""     # 3000円未満は対象外
assert check_receipt({"領収書": "なし", "金額": 3000}, {}) != ""     # 3000円ちょうどは対象
assert check_memo({"摘要": "   "}, {}) != ""                         # 空白だけも空欄とみなす
assert check_negative({"金額": -1240}, {}) != ""
print(check_limit({"区分": "会議費", "金額": 52000}, {}))
print("テスト OK")

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

「上限ちょうどは問題なし」「3,000円ちょうどは対象」のように、境界をどちらにするかを、テストの形で書き残しています。基準を決めた人以外が読んでも、意図が伝わります。

休日のルール。 日付の文字を date に直し、曜日を調べます（Lesson 03）。祝日は、holidays.csv から作った辞書（日付 → 名前）で調べます。

休日のルールとテストサンプルファイル付き・書き換えOK

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

この欄では、サンプルファイルが使えます。実行のたびに、ファイルは最初の状態に戻ります。

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

weekday() は、月曜が0、日曜が6です。5以上なら土日になります。10月の経費の中には、祝日の申請はありませんが、2025-10-13（スポーツの日）で試すと、ちゃんと見つかります。使われていないルールこそ、テストで動作を確かめておく価値があります。

ルールを並べて、まとめて当てる。 作ったルールを RULES というリストに並べ、1行に全部を当てて、理由のある分だけを残します。

ルールをリストに並べて、1行に当てるコードは書き換えられます

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

1行目は問題がなく、空のリストです。2行目は、理由が2つ付きました。ルールを足すときは、関数を書いて RULES に名前を足すだけです。

STEP 4

組み合わせて完成させる

6つのルールをリストに並べ、全行に当てて、理由をつなぎます。重複のルールには、先に数えた情報を渡します。最後に、確認用のExcelを書き出します。

完成：経費の点検（Excel出力つき）pandas・サンプルファイル付き

import csv
from collections import Counter
from datetime import date
import pandas as pd
from openpyxl import load_workbook
from openpyxl.styles import Font, PatternFill

# ---- 基準（サクラ商事の仮の基準。実際は社内規程に合わせます）----
LIMITS = {"交通費": 20000, "会議費": 10000, "接待交際費": 50000, "消耗品費": 20000, "通信費": 10000}
RECEIPT_MIN = 3000
WEEKDAYS = "月火水木金土日"

def load_expenses(path):
  with open(path, encoding="utf-8") as f:
      rows = list(csv.DictReader(f))
  for row in rows:
      row["金額"] = int(row["金額"])
  return rows

def load_holidays(path):
  with open(path, encoding="utf-8") as f:
      return {row["日付"]: row["名称"] for row in csv.DictReader(f)}

def make_context(rows, holidays):
  """全体を見ないと分からない情報を、先に用意しておく"""
  same = Counter((r["申請者"], r["申請日"], r["金額"]) for r in rows)
  return {"holidays": holidays, "same": same}

# ---- ルール：問題があれば理由の文を、なければ空文字を返す ----
def check_limit(row, ctx):
  limit = LIMITS.get(row["区分"])
  if limit is not None and row["金額"] > limit:
      return f"上限超え（{row['区分']}は{limit:,}円まで）"
  return ""

def check_duplicate(row, ctx):
  if ctx["same"][(row["申請者"], row["申請日"], row["金額"])] >= 2:
      return "重複の疑い（同じ人・同じ日・同じ金額）"
  return ""

def check_holiday(row, ctx):
  d = date.fromisoformat(row["申請日"])
  if d.weekday() >= 5:
      return f"休日の申請（{WEEKDAYS[d.weekday()]}曜日）"
  if row["申請日"] in ctx["holidays"]:
      return f"休日の申請（{ctx['holidays'][row['申請日']]}）"
  return ""

def check_receipt(row, ctx):
  if row["領収書"] == "なし" and row["金額"] >= RECEIPT_MIN:
      return f"領収書なし（{RECEIPT_MIN:,}円以上）"
  return ""

def check_memo(row, ctx):
  return "摘要が空欄" if not row["摘要"].strip() else ""

def check_negative(row, ctx):
  return "マイナス金額（取消か入力ミスか）" if row["金額"] < 0 else ""

RULES = [check_limit, check_duplicate, check_holiday, check_receipt, check_memo, check_negative]

def reasons_of(row, ctx):
  messages = [rule(row, ctx) for rule in RULES]
  return [m for m in messages if m]

def inspect_rows(rows, holidays):
  ctx = make_context(rows, holidays)
  return [row | {"理由": " / ".join(reasons_of(row, ctx))} for row in rows], ctx

def style(ws, widths):
  ws.freeze_panes = "A2"
  for cell in ws[1]:
      cell.font = Font(bold=True)
      cell.fill = PatternFill("solid", fgColor="DDEBF7")
  for col, width in widths.items():
      ws.column_dimensions[col].width = width

rows = load_expenses("expenses.csv")
result, ctx = inspect_rows(rows, load_holidays("holidays.csv"))
flagged = [r for r in result if r["理由"]]
assert len(result) == len(rows)    # 検算：点検で、行が増えたり減ったりしていない

print(f"全{len(rows)}件のうち、要確認は{len(flagged)}件")
for rule in RULES:
  print(f"{rule.__name__}: {sum(1 for r in rows if rule(r, ctx))}件")
for r in flagged:
  print(r["申請ID"], r["申請者"], f"{r['金額']:,}円", r["理由"])

df = pd.DataFrame(result)
check = df[df["理由"] != ""].assign(確認結果="")
with pd.ExcelWriter("経費点検.xlsx", engine="openpyxl") as w:
  check.to_excel(w, sheet_name="要確認", index=False)
  df.to_excel(w, sheet_name="全件", index=False)
  style(w.sheets["要確認"], {"G": 24, "I": 44, "J": 20})
  style(w.sheets["全件"], {"G": 24, "I": 44})

wb = load_workbook("経費点検.xlsx")
ws = wb["要確認"]
print(wb.sheetnames, ws.max_row - 1, ws.freeze_panes, ws["A2"].value, ws["I2"].value)

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

この欄では、サンプルファイルが使えます。実行のたびに、ファイルは最初の状態に戻ります。

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

ルールを当てる部分を、日本語にする

RULES = [check_limit, check_duplicate, ...]点検ルールの関数を、名前のまま、リストに並べる

messages = [rule(row, ctx) for rule in RULES]1行に、全部のルールを順番に当てる（理由の文か、空文字が返る）

return [m for m in messages if m]空文字（問題なし）を捨てて、理由だけを残す

" / ".join(...)理由が複数あれば、「 / 」でつないで1つの文にする

row | {"理由": ...}元の行に「理由」を足した、新しい辞書を作る（元の行は書き換えない）

11件が要確認になりました。目を通すと、いくつか気付くことがあります。

E006：理由が2つ付いています（土曜日の申請で、領収書もなし）。連結しているので、1行で分かります
E020 と E021：両方に印が付きます。どちらが元の申請かは、データだけでは分からないためです
E027：10/22 の取消（-1,240円）です。上の重複の片方を打ち消しているのかもしれません。つなげて考えるのは、人の仕事です

「要確認」シートには、空の「確認結果」列を付けました。確認した人が、ここに「問題なし」「差し戻し」などを書き込めます。ブラウザではダウンロードできないので、書き出したExcelを読み直して、シート名・行数・先頭行の理由を確かめています。自分のパソコンで動かせば、フォルダに 経費点検.xlsx ができます。

STEP 5

自分で書く

お題①　ルールを足す。 区分に関係なく、50,000円以上の申請に「高額（承認の確認）」と出すルール check_big を完成させてください。該当する申請IDを表示します。

お題①：高額のルールを足すサンプルファイル付き・書き換えOK

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

この欄では、サンプルファイルが使えます。実行のたびに、ファイルは最初の状態に戻ります。

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

ヒントを見る

if row["金額"] >= 50000: return "高額（承認の確認）" と書き、最後に return "" を残します。理由の文が空でなければ、any(...) が真になります。

答えの例を見る

import csv

with open("expenses.csv", encoding="utf-8") as f:
  rows = list(csv.DictReader(f))
for row in rows:
  row["金額"] = int(row["金額"])


def check_big(row, ctx):
  if row["金額"] >= 50000:
      return "高額（承認の確認）"
  return ""


RULES = [check_big]
ids = [r["申請ID"] for r in rows if any(rule(r, {}) for rule in RULES)]
print(ids)

お題②　基準を変える。 領収書の基準を「3,000円以上」から「500円以上」に変えると、領収書なしの該当は何件になるでしょう。基準の数字を変えて、該当する申請IDを表示してください。

お題②：領収書の基準を500円にするサンプルファイル付き・書き換えOK

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

この欄では、サンプルファイルが使えます。実行のたびに、ファイルは最初の状態に戻ります。

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

ヒントを見る

変えるのは RECEIPT_MIN の数字1か所だけです。ルールの関数は、書き換えなくても動きます。

答えの例を見る

import csv

with open("expenses.csv", encoding="utf-8") as f:
  rows = list(csv.DictReader(f))
for row in rows:
  row["金額"] = int(row["金額"])

RECEIPT_MIN = 500


def check_receipt(row, ctx):
  if row["領収書"] == "なし" and row["金額"] >= RECEIPT_MIN:
      return f"領収書なし（{RECEIPT_MIN:,}円以上）"
  return ""


print([r["申請ID"] for r in rows if check_receipt(r, {})])

お題③　ルールの結果を集計する。 休日の申請（check_holiday が理由を返したもの）の金額の合計を表示してください。

お題③：休日の申請の金額合計サンプルファイル付き・書き換えOK

Ctrl / ⌘ + Enter でも実行

この欄では、サンプルファイルが使えます。実行のたびに、ファイルは最初の状態に戻ります。

結果

▶ 実行を押すと、ここに結果が出ます

ヒントを見る

sum(r["金額"] for r in rows if check_holiday(r, ctx)) の形です。理由の文が空でなければ、if の条件は真になります。

答えの例を見る

import csv
from datetime import date

with open("expenses.csv", encoding="utf-8") as f:
  rows = list(csv.DictReader(f))
for row in rows:
  row["金額"] = int(row["金額"])
with open("holidays.csv", encoding="utf-8") as f:
  holidays = {r["日付"]: r["名称"] for r in csv.DictReader(f)}
ctx = {"holidays": holidays}


def check_holiday(row, ctx):
  d = date.fromisoformat(row["申請日"])
  if d.weekday() >= 5:
      return "休日の申請"
  if row["申請日"] in ctx["holidays"]:
      return "休日の申請"
  return ""


print(sum(r["金額"] for r in rows if check_holiday(r, ctx)))

STEP 6

振り返りと、実務に持ち帰る

理解チェック点検ルールを「同じ形の関数」にして、リストに並べる最大の利点は何でしょう？

理解チェック同じ人・同じ日・同じ金額の申請が2件あるとき、両方の行に「重複の疑い」の印を付けるのはなぜでしょう？